Preems systemintegration effektiviserade förvaltningen

Preems systemintegration möjliggjorde en effektiv förvaltning

Systemintegration möjliggjorde en kostnadseffektiv förvaltning av Preems nya ERP-system

När Preem gick live med sitt nya affärssystem insåg de snabbt att dubbelregistreringen av ändringsförslag och felrapporter i flera verktyg skapade en onödig arbetsbelastning. Lösningen blev en tvåvägsintegration mellan ärendehanteringssystemet ServiceNow, och stödverktyget ReQtest. En integration som möjliggjort en kostnadseffektiv förvaltning av Preems affärssystem.

Preems digitalisering

Preem är Sveriges största drivmedelsbolag med 520 tankställen, två raffinaderier, 1500 medarbetare och en omsättning på 90 miljarder 2021. Liksom på många bolag fungerar Preems it-avdelning som en stöttande funktion till hela organisationen. Där jobbar Walter Schyberger som Business Analyst och Quality Assurance Manager.

– Vi har en övergripande digitaliseringsstrategi och en egen förvaltningsmodell som bygger på PM3. För min del är det avgörande att vi utifrån detta har kontroll på våra processer och stödverktyg för att tillhandahålla de system som verksamheten efterfrågar, säger Walter Schyberger.

Kvalitetssäkring av nytt affärssystem

När Walter klev in i sin nuvarande roll för cirka två år sedan var Preem mitt i stabiliseringsfasen av sitt nylanserade affärssystem. Stödverktyget ReQtest hade använts under projektet för att kvalitetssäkra systemleveransen genom att strukturera, granska och prioritera projektets affärskrav, för att sedan valideras genom test.

”Vi insåg att nuvarande arbetssätt inte var hållbart och att vi behövde mer struktur och ordning.”

Walter Schyberger

Business Analyst och Quality Assurance Manager, Preem

Dubbelregistrering orsakar problem

När det nya affärssystemet gick live insåg Walter att de behövde hitta en bättre förvaltningsprocess för att hantera de ändringsförslag och felrapporter som kom in i ServiceNow. Som en kortsiktig lösning började man registrera ärenden manuellt i ReQtest för att kunna granska, prioritera och testa dem inför kommande releaser. Men den nya processen visade sig snabbt vara ineffektiv, eftersom den både stal tid och riskerade fel på grund av den mänskliga faktorn.

– Vi hade mellan 20-30 incidenter och ändringar i veckan som skulle registreras manuellt två gånger. Först i ServiceNow och granskas av supportdesk, och sedan i ReQtest där de skulle hanteras. Det var omständligt, kunde bli fel och var tidskrävande för verksamheten, säger han.

Flera utmaningar med förvaltningen behövde lösas: dels var dubbelregistreringen en kvalitetsrisk eftersom information riskerade att gå förlorad eller bli fel. Men IT-avdelningen behövde också få bättre kontroll över processen för att kunna prioritera ändringsförslag i förhållande till budget och affärsnytta.

– Vi insåg att nuvarande arbetssätt inte var hållbart och att vi behövde mer struktur och ordning. Jag förstod ganska snabbt att ReQtest skulle kunna hjälpa oss med detta, säger Walter Schyberger.

”Det har hjälpt oss jättemycket att slippa de manuella processerna och det monotona, tidskrävande arbetet.”

Walter Schyberger

Business Analyst och Quality Assurance Manager, Preem

ReQtest integrationstjänst blev lösningen

En process startade där Preem tillsammans med ReQtest seniora rådgivare tog fram en integration mellan ServiceNow och ReQtest. En lösning som innebär att ett ärende automatiskt skickas till ReQtest efter de granskats i ServiceNow.

– Det har hjälpt oss jättemycket att slippa de manuella processerna och det monotona, tidskrävande arbetet. Numera kan vi hantera och prioritera det som kommer in till ServiceNow med ett knapptryck, säger Walter Schyberger.

En effektivare förvaltning växer fram

En annan fördel som integrationen möjliggjorde var spårbarhet. Innan integrationen fanns det ingen insyn i ärendets status. För att få information var man tvungen att mejla eller prata med den förvaltningsansvarige. En ineffektiv process där information riskerade att hamna mellan stolar.

Med den nya integrationen fick Preem en tvåvägslösning som även skickar tillbaka information från ReQtest till ServiceNow. Kommunikationen mellan verktygen ger en enhetlig och uppdaterad bild av alla ändringsförslag och buggar och ”checkar av” det som åtgärdats. Så att respektive medarbetare kan fokusera på rätt saker, och inte arbeta i silos.

Tvåvägsintegration mellan verktygen

– Från att ett ärende skapas, granskas, prioriteras, kvalitetssäkras genom test för att slutligen gå till produktion, så uppdateras informationen automatiskt till ursprungsärendet i ServiceNow. Så man behöver inte mejla om hur det går. Transparensen gör det enkelt att prioritera rätt, vilket i sin tur leder till en mer kostnadseffektiv förvaltningsstruktur, säger Walter Schyberger.

Stöttar den övergripande digitaliseringsstrategin

Walter ser fler fördelar med integrationen, såsom tryggheten i att informationen är korrekt och att han kan jobba datadrivet i sitt beslutsfattande. Allt detta ligger i linje med Preems övergripande digitaliseringsstrategi, som fokuserar på helhet, effektivitet och tydlighet.

Integrationen har också förenklat samarbetet mellan verksamheten och IT-organisationen.

– En viktig sak är att integrationen har ökat förståelsen för att ändringsförslag och incidenter tar tid. Men även att man måste ta ansvar för till exempel vilket affärsvärde ett ändringsförslag tillför. Det är inte bara att skicka ett mejl och så är man klar. Dessutom får medarbetarna en återkoppling och transparens kring ändringsförslag och incidenter, säger Walter Schyberger och fortsätter:

– Jag är nöjd med samarbetet med ReQtest och att resultatet blev precis så som vi hade önskat. Idag används den här förvaltningsprocessen för två system, men i framtiden vill vi att fler avdelningar ska använda integrationen, avslutar han.